جلسه آنلاینی برگزار میشه، تلفنی صحبتهایی میشه یا در یک ملاقات کوتاه حضوری در سازمان تصمیمهایی گرفته میشه. اما مدتی میگذره و هیچ خبری از نتیجه اون صحبتها و تصمیمات نیست. همه چیز مثل سابق پیش میره و نتایجی که اون جلسه یا تلفن یا تماس تصویری داشت به فراموشی سپرده میشه. چرا؟ چون «گاهی تند و گاهی آهسته» جلو رفتیم.
حرف زدن معمولاً سریعتر و راحتتره ولی خب ردپایی ازش نیست. ردپای صحبتها قراره توی حافظه بمونه ولی مغز ما برای انبار کردن طولانی انواع و اقسام اطلاعاتی که در روز از کار و زندگی و ارتباطات مختلف بهمون میرسه آماده نیست. اینجاست که نیاز به یک روش متفاوت برای حفظ اطلاعات مهم پیدا میکنیم. سادهترین روش: نوشتن.
نوشتن به نسبت صحبت کردن کندتره ولی مزیتش اینه که ماندگاره. چیزی که مکتوب میشه به خصوص اگر دیجیتالی باشه به راحتی قابل جستجو و دستهبندی است. نوشتن یک ریتم ایجاد میکنه برای حفظ چیزهای مهم. آهسته است اما پیوستگیاش باعث میشه که بتونیم پیگیری کنیم، بهبود بدیم و جلو بریم.
وقتی میگیم نوشتن یک روش بسیار خوب برای حفظ افکار مهمه، فقط ماندگاری تنها مزیت نیست. وقتی چیزی رو مینویسیم در واقع داریم تصمیم میگیریم که این چیز برای آینده مهمه و همین یک فیلتر کیفیت به افکار و تصمیمات لحظهای اضافه میکنه و باعث میشه زوائد و چیزهایی که ارزش ثبت ندارند خود به خود حذف بشن.
این به خصوص وقتی ارزش پیدا میکنه که بدونیم تیمهایی که مینویسن، عملاً هر روز روی ساختار قبلی مکتوب دارن جلو میرن و حافظه جمعی میسازن بر خلاف تیمهایی که فقط صحبت میکنن و مدام در حال تکرار و دوبارهکاری و از نو شروع کردن هستند.
کیفیت نوشتن فقط به ثبت چیزهایی که ارزش نوشتن دارند نیست. حرف زدن معمولاً بدون ویرایش انجام میشه یعنی حرفی میزنیم و ازش عبور میکنیم ولی موقع نوشتن باید به چیزی که مینویسیم فکر کنیم. علاوه بر این بر خلاف زمان حرف زدن، در زمان نوشتن سرعت و لحن اثرشون کم میشه و انتقال معنا به اندازه ارزش و دقت فکر نویسندگان خواهد بود نه طرز بیان. نوشتن علاوه بر فیلتر ساختن روی کیفیت، هیجان صحبتها رو هم به نفع تفکر بیشتر میتونه فیلتر کنه.
تا حالا شده توی یک جلسه آنلاین یا حضوری فرصت نشه صحبت کنید یا فرصت بشه و خجالت بکشید یا نتونید در لحظه حرفتون رو بگید؟ در مستندسازی نوشتاری تیمی، برای همه اعضای تیم فرصت برابر هست که بدون ترس از قضاوت شدن یا کمبود زمان نظراتشون رو منتقل کنند.
البته که ابزارها فقط تسهیلگیر این دیدگاه هستند نه حل کننده همه مشکلات. اصل ماجرا باور تیم به ارزشمند بودن نوشتنه. وقتی هنوز روحیه «یک زنگ بزنیم، سریع بگیم» توی تیم باشه یعنی در تیم هنوز به اون نقطه از بلوغ فکری نرسیدند که نوشتن آزاد کردن آینده از وابستگی به حافظه افراد است.
و همکار مستندات با همین فلسفه ساخته شده که به تیمها کمک کنه با نوشتن، ماندگارتر باشن.
البته که ابزاری مثل همکار مستندات که نمیتونه جای فکر کردن یا تعامل افراد رو بگیره. هدف چنین ابزاری اینه که نوشتن و به اشتراکگذاری و مرور مستندات تا حد ممکن ساده بشن و فرهنگ تیمی از مدل «حرف محور» به سمت «دانش محور» بره.